Der EU AI Act gilt für alle, die KI-Systeme in der EU entwickeln, verkaufen oder beruflich nutzen — vom Konzern bis zum Handwerksbetrieb. Entscheidend ist die Rolle: Anbieter tragen die meisten Pflichten, Betreiber deutlich weniger. Auch Unternehmen außerhalb der EU sind erfasst, sobald ihre Systeme oder deren Ergebnisse in der EU genutzt werden. Rein private Nutzung bleibt ausgenommen.
„Wir bauen doch gar keine KI — das betrifft uns nicht.“ Dieser Satz fällt in vielen Geschäftsführungen, und er ist in den meisten Fällen falsch. Der EU AI Act knüpft nicht daran an, ob ein Unternehmen KI entwickelt, sondern daran, ob es KI-Systeme auf den Markt bringt oder beruflich einsetzt. Wer ChatGPT für Angebotstexte nutzt, einen Chatbot auf der Website betreibt oder eine Recruiting-Software mit KI-Funktion einsetzt, ist bereits im Anwendungsbereich der Verordnung.
Die gute Nachricht: Betroffen sein heißt nicht automatisch, viel tun zu müssen. Die Pflichten hängen von der Rolle und der Risikoklasse der eingesetzten Systeme ab — und für die meisten KMU sind sie überschaubar. Dieser Artikel klärt, wer unter die Verordnung fällt, welche Rolle Ihr Unternehmen einnimmt und wie Sie die eigene Betroffenheit in sechs Fragen selbst prüfen. Stand: September 2026.
Das Grundprinzip: Rollen statt Branchen
Der AI Act kennt keine Branchenliste nach dem Muster „gilt für Banken, nicht für Bäcker“. Er definiert stattdessen Rollen entlang der Wertschöpfungskette eines KI-Systems. Dieselbe Firma kann dabei mehrere Rollen gleichzeitig haben: Ein Softwarehaus, das ein eigenes KI-Produkt verkauft und intern Copilot nutzt, ist für das Produkt Anbieter und für die interne Nutzung Betreiber.
Die Pflichten verteilen sich sehr ungleich: Anbieter von Hochrisiko-Systemen tragen die volle Last aus Risikomanagement, Dokumentation und Konformitätsbewertung. Betreiber — also die große Mehrheit der deutschen Unternehmen — haben vor allem Sorgfalts-, Schulungs- und Transparenzpflichten. Wer nur Systeme mit minimalem Risiko nutzt, hat aus der Verordnung kaum mehr als die Pflicht zur Förderung von KI-Kompetenz nach Artikel 4.
Die Rollen im Detail
Die Verordnung unterscheidet im Kern fünf Rollen:
| Rolle | Wer das ist | Typische Pflichten |
|---|---|---|
| Anbieter | Entwickelt ein KI-System (oder lässt entwickeln) und bringt es unter eigenem Namen oder eigener Marke auf den Markt | Volles Pflichtenprogramm je nach Risikoklasse: Risikomanagement, Dokumentation, Konformitätsbewertung, Registrierung, Kennzeichnung |
| Betreiber | Nutzt ein KI-System in eigener Verantwortung im beruflichen Kontext | KI-Kompetenz fördern, Verbote beachten, Transparenzpflichten erfüllen, bei Hochrisiko-Systemen zusätzlich Betriebsanleitung einhalten und Betrieb überwachen |
| Einführer | Bringt KI-Systeme von Anbietern aus Drittstaaten in der EU in Verkehr | Prüfen, dass der Anbieter seine Pflichten erfüllt hat; Kennzeichnung und Dokumentation kontrollieren |
| Händler | Stellt KI-Systeme in der EU bereit, ohne Anbieter oder Einführer zu sein | Sorgfaltspflichten; keine Systeme bereitstellen, die erkennbar nicht konform sind |
| Produkthersteller | Integriert KI in ein eigenes Produkt, das unter EU-Produktrecht fällt | Übernimmt für die integrierte KI die Anbieterpflichten |
Vorsicht vor einem verbreiteten Missverständnis: Wer ein fremdes KI-System unter eigenem Namen anbietet — etwa einen White-Label-Chatbot mit eigenem Logo — oder ein Hochrisiko-System wesentlich verändert, rutscht rechtlich in die Anbieterrolle mit allen Konsequenzen.
Das Marktortprinzip: Auch Nicht-EU-Unternehmen sind erfasst
Wie die DSGVO wirkt der AI Act über die EU-Grenzen hinaus. Erfasst ist, wer KI-Systeme in der EU in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt — unabhängig vom Firmensitz. Erfasst ist auch, wer außerhalb der EU sitzt, wenn die Ergebnisse seines Systems bestimmungsgemäß in der EU verwendet werden.
Ein US-Anbieter von Recruiting-KI, deren Auswertungen deutsche Personalabteilungen nutzen, fällt also unter die Verordnung und muss einen Bevollmächtigten in der EU benennen. Für deutsche Unternehmen bedeutet das umgekehrt: Die Herkunft eines Tools schützt nicht vor Pflichten. Wer ein amerikanisches KI-Tool einsetzt, ist trotzdem Betreiber im Sinne der Verordnung — und sollte bei der Tool-Auswahl darauf achten, dass der Anbieter seine EU-Pflichten erfüllt.
Was überhaupt als KI-System zählt
Die Verordnung definiert ein KI-System als maschinengestütztes System, das autonom arbeitet, nach der Einführung anpassungsfähig sein kann und aus Eingaben Ergebnisse wie Vorhersagen, Empfehlungen oder Entscheidungen ableitet, die physische oder virtuelle Umgebungen beeinflussen können.
Praktisch heißt das: Erfasst sind Systeme mit Lern- oder Schlussfolgerungskomponente — Sprachmodelle, Bilderkennung, Prognosemodelle, Empfehlungssysteme. Nicht erfasst ist klassische Software, die stur festen Regeln folgt: eine Excel-Formel, ein deterministisches Warenwirtschaftssystem, ein einfacher Regelfilter.
Die Grenze verläuft in der Praxis oft mitten durch ein Produkt: Ein ERP-System ist keine KI, das eingebaute Prognosemodul für Absatzplanung schon. Deshalb führt an einer systematischen Bestandsaufnahme — einem KI-Inventar — kaum ein Weg vorbei: Sie brauchen den Überblick, welche Ihrer Tools KI-Funktionen enthalten, bevor Sie Pflichten zuordnen können.
Wer nicht unter den AI Act fällt
Die Verordnung nimmt einige Bereiche ausdrücklich aus:
- Private Nutzung: Wer KI ausschließlich persönlich und nicht beruflich nutzt, ist kein Betreiber.
- Forschung und Entwicklung: KI-Systeme, die nur für Forschung entwickelt und getestet werden, fallen erst mit der Markteinführung unter die Verordnung.
- Militär und nationale Sicherheit: Systeme, die ausschließlich für diese Zwecke in Verkehr gebracht oder genutzt werden.
- Open Source (teilweise): Frei lizenzierte KI-Komponenten sind privilegiert — die Ausnahme endet aber, sobald ein System als Hochrisiko-System eingesetzt wird, unter ein Verbot fällt oder Transparenzpflichten auslöst.
Keine Ausnahme gibt es für Unternehmensgröße, Rechtsform oder Umsatz: Auch der Zwei-Personen-Betrieb und der Verein mit angestelltem Personal sind Betreiber, sobald sie KI beruflich einsetzen. Kleinere Unternehmen profitieren aber von Erleichterungen — vereinfachte Dokumentation, gedeckelte Bußgelder und seit der Änderungsverordnung 2026 zusätzliche Vereinfachungen für Unternehmen bis 750 Beschäftigte.
Der Selbstcheck: Sechs Fragen zur eigenen Betroffenheit
Mit diesen Fragen klären Sie Ihre Position in etwa 30 Minuten:
- Setzen wir irgendwo KI ein? Denken Sie an Chatbots, Textassistenten, Übersetzung, Bilderzeugung, Prognosen, KI-Funktionen in Fachsoftware — und an Tools, die Mitarbeitende ohne Freigabe nutzen.
- Bringen wir KI unter eigenem Namen auf den Markt? Eigenentwicklung, White-Label oder wesentlich veränderte Fremdsysteme machen Sie zum Anbieter.
- Berührt ein Einsatz verbotene Praktiken? Etwa Emotionserkennung am Arbeitsplatz oder Social Scoring — dann sofort beenden.
- Liegt ein Hochrisiko-Bereich vor? Personalauswahl, Kreditvergabe, Bildung, kritische Infrastruktur, Sicherheitsbauteile regulierter Produkte.
- Interagiert unsere KI mit Menschen oder erzeugt sie Inhalte? Dann gelten Transparenzpflichten nach Artikel 50.
- Fördern wir die KI-Kompetenz unserer Mitarbeitenden nachweisbar? Diese Pflicht aus Artikel 4 gilt für praktisch alle — dokumentierte Schulungen sind der einfachste Nachweis.
Wer Frage 1 mit Nein beantwortet, sollte genauer hinsehen: Erfahrungsgemäß nutzen Mitarbeitende KI-Tools häufig, bevor die Geschäftsführung davon weiß.
Drei typische KMU-Szenarien
Szenario 1 — Handwerksbetrieb, 12 Mitarbeitende: Nutzt ChatGPT für Angebotstexte und ein Bildtool für Social Media. Rolle: Betreiber von Systemen mit minimalem bis begrenztem Risiko. Pflichten: KI-Kompetenz fördern, KI-generierte Inhalte kennzeichnen, wo Artikel 50 es verlangt. Aufwand: gering — eine kurze Schulung plus einfache interne Regeln genügen meist.
Szenario 2 — Dienstleister, 40 Mitarbeitende, mit Recruiting-Tool: Die Personalabteilung nutzt Software, die Bewerbungen automatisch vorsortiert und bewertet. Rolle: Betreiber eines potenziellen Hochrisiko-Systems nach Anhang III. Ab dem 2. Dezember 2027 gelten Betreiberpflichten: Betriebsanleitung einhalten, menschliche Aufsicht sicherstellen, Beschäftigte informieren. Schon heute sinnvoll: beim Softwareanbieter nachfragen, wie er die Konformität vorbereitet.
Szenario 3 — Softwarehaus, 20 Mitarbeitende: Baut ein KI-Feature in das eigene Produkt und vermarktet es unter eigenem Namen. Rolle: Anbieter. Je nach Einsatzzweck des Features reicht das Spektrum von reinen Transparenzpflichten bis zum vollen Hochrisiko-Programm. Hier lohnt die dokumentierte Risikoklassen-Einstufung am dringendsten.
Betroffenheit geklärt — und jetzt?
Wenn der Selbstcheck ergibt, dass Ihr Unternehmen betroffen ist — und das ist der Regelfall —, folgt daraus kein Großprojekt, sondern ein geordneter Prozess: KI-Inventar aufbauen, Systeme den Risikoklassen zuordnen, Schulungen organisieren, Transparenzpflichten umsetzen, Verantwortlichkeiten festlegen und das Ganze dokumentieren.
Genau dieses Gerüst standardisiert ISO/IEC 42001, die Norm für KI-Managementsysteme. Sie macht aus Einzelmaßnahmen ein System mit klaren Zuständigkeiten und Nachweisen. Zur Einordnung gehört Ehrlichkeit: Ein ISO-42001-Zertifikat ist kein Konformitätsnachweis nach dem EU AI Act — die Konformitätsbewertung für Hochrisiko-Systeme ist ein eigenes Verfahren. Aber die Norm deckt die organisatorische Seite der Verordnung systematisch ab und liefert einen belastbaren Nachweis gegenüber Kunden, die zunehmend fragen, wie Geschäftspartner ihren KI-Einsatz im Griff haben.
Häufige Fragen
Nein. Wer KI-Systeme ausschließlich im Rahmen einer persönlichen, nicht beruflichen Tätigkeit nutzt, ist vom Anwendungsbereich ausgenommen. Die Grenze verläuft bei der beruflichen Nutzung: Der Freiberufler, der ChatGPT für Kundentexte einsetzt, ist bereits Betreiber. Die private Urlaubsplanung mit demselben Tool bleibt dagegen unreguliert.
Sehr wahrscheinlich ja. Wer ein KI-System — auch auf Basis eines fremden Modells — unter eigenem Namen oder eigener Marke auf den Markt bringt, gilt als Anbieter dieses Systems. Die Pflichten richten sich dann nach dem Einsatzzweck Ihres Produkts. Die GPAI-Pflichten für das Basismodell verbleiben beim Modellanbieter, etwa OpenAI.
Ja. Die Verordnung erfasst öffentliche Stellen und juristische Personen genauso wie Unternehmen — Behörden gelten als Betreiber, wenn sie KI einsetzen. Für Hochrisiko-Systeme, die für Behörden bestimmt sind, hat die Änderungsverordnung 2026 eine Sonderfrist bis zum 2. August 2030 gesetzt. Ausgenommen bleiben nur Militär und nationale Sicherheit.
Ja, als Betreiber. Microsoft trägt als Anbieter die Produktpflichten, Ihr Unternehmen bleibt für den eigenen Einsatz verantwortlich: Mitarbeitende schulen (Artikel 4), verbotene Einsatzformen ausschließen und Transparenzpflichten beachten, etwa wenn KI-generierte Inhalte nach außen gehen. Der Aufwand ist überschaubar, aber er ist nicht null.
Ab der ersten beruflich genutzten KI — eine Größenschwelle gibt es nicht. Kleine und mittlere Unternehmen erhalten aber Erleichterungen: niedrigere Bußgeldobergrenzen, vereinfachte technische Dokumentation und bevorzugten Zugang zu KI-Reallaboren. Seit der Änderungsverordnung 2026 gelten Vereinfachungen auch für Unternehmen bis 750 Beschäftigte und 150 Millionen Euro Umsatz.
Nein. Das Zertifikat belegt ein funktionierendes KI-Managementsystem, nicht die Konformität einzelner Systeme mit der Verordnung — dafür sieht der AI Act eigene Konformitätsbewertungsverfahren vor. ISO 42001 hilft jedoch, die organisatorischen Pflichten wie Inventar, Schulungen und Risikobewertung systematisch und nachweisbar zu erfüllen, und stärkt die Position gegenüber Kunden und Auftraggebern.
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Thomas KowollInhaber und Leitung Zertifizierung bei KCERT. Auditiert Managementsysteme nach ISO 9001, 14001, 45001, 27001 und 50001. Mehr über KCERT