Zertifikat: Ein Zertifikat ist die schriftliche Bestätigung einer Zertifizierungsstelle, dass ein Managementsystem, Produkt oder eine Person die Anforderungen einer definierten Norm erfüllt; es ist zeitlich befristet und an regelmäßige Überwachungsaudits gekoppelt.
Ein vollständiges ISO-Zertifikat enthält den Namen und Standort der zertifizierten Organisation, die zugrunde liegende Norm, den genauen Geltungsbereich, die ausstellende Zertifizierungsstelle sowie Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum. Bei akkreditierten Zertifikaten kommt das Logo der Akkreditierungsstelle mit Registriernummer hinzu — fehlt dieser Hinweis, handelt es sich um ein nicht akkreditiertes Zertifikat.
Ein Zertifikat ist üblicherweise drei Jahre gültig. Es bleibt nur wirksam, solange die jährlichen Überwachungsaudits bestanden werden; nach Ablauf der drei Jahre ist eine vollständige Rezertifizierung nötig, um die Gültigkeit zu verlängern.
| Element | Aussage |
|---|---|
| Geltungsbereich | Für welche Standorte/Tätigkeiten? |
| Gültigkeitsdatum | Noch aktiv oder abgelaufen? |
| Akkreditierungslogo | Akkreditiert oder nicht? |
Beim Prüfen eines fremden Zertifikats lohnt sich neben Geltungsbereich und Gültigkeit auch ein Blick auf die ausstellende Zertifizierungsstelle selbst: Existiert sie tatsächlich, ist sie im jeweils behaupteten Akkreditierungsregister auffindbar, und lässt sich das Zertifikat über eine öffentlich zugängliche Datenbank verifizieren? Gerade bei internationalen Geschäftsbeziehungen kursieren gelegentlich gefälschte oder inhaltlich unzutreffende Zertifikate, weshalb größere Auftraggeber zunehmend eine direkte Bestätigung bei der ausstellenden Stelle verlangen. Auch der Vergleich mit früheren Versionen eines Zertifikats kann Hinweise liefern, etwa wenn sich der Geltungsbereich unerwartet erweitert hat, ohne dass ein entsprechendes Audit dokumentiert wurde.
Relevanz für die Zertifizierung
Beim Prüfen eines vorgelegten Zertifikats sollten Unternehmen immer den Geltungsbereich, die Gültigkeit und die Frage abgleichen, ob die eigene Anforderung ein akkreditiertes Zertifikat verlangt. Ein KCERT-Zertifikat trägt den transparenten Hinweis auf den nicht akkreditierten Status direkt auf dem Dokument. Wer sich diese Mühe macht, vermeidet böse Überraschungen bei einem Geschäftspartner, dessen vorgelegtes Zertifikat sich im Nachhinein als abgelaufen oder eingeschränkt gültig herausstellt. Eine kurze schriftliche Bestätigung der Zertifizierungsstelle schafft hier zusätzliche Sicherheit für beide Vertragsseiten. Gerade bei erstmaliger Zusammenarbeit mit einem neuen Geschäftspartner lohnt sich dieser kurze zusätzliche Prüfschritt, bevor größere Aufträge oder vertrauliche Informationen ausgetauscht werden.
Häufige Fragen zu Zertifikat
Üblicherweise drei Jahre, gekoppelt an jährliche Überwachungsaudits. Werden diese nicht bestanden, kann das Zertifikat vor Ablauf der drei Jahre ausgesetzt oder entzogen werden. Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer ist eine vollständige Rezertifizierung nötig, um das Zertifikat zu verlängern. Auch ein formal noch gültiges, aber ausgesetztes Zertifikat sollte vor Vertragsschluss durch Rückfrage bei der Zertifizierungsstelle geprüft werden.
Am Akkreditierungslogo mit Registriernummer der jeweiligen Akkreditierungsstelle, etwa der DAkkS, direkt auf dem Zertifikat. Fehlt dieser Hinweis, handelt es sich um ein nicht akkreditiertes Zertifikat – KCERT kennzeichnet diesen Status transparent auf jedem ausgestellten Dokument. Bei Unsicherheit lohnt zusätzlich eine direkte Nachfrage bei der genannten Akkreditierungsstelle, ob die Registrierung tatsächlich aktiv ist.
Name und Standort der zertifizierten Organisation, die zugrunde liegende Norm, der genaue Geltungsbereich, die ausstellende Zertifizierungsstelle sowie Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum. Wer ein vorgelegtes Zertifikat prüft, sollte immer Geltungsbereich und aktuelle Gültigkeit abgleichen, bevor er sich darauf verlässt. Ein Zertifikat ohne erkennbaren Geltungsbereich oder mit abgelaufenem Datum sollte nicht als gültiger Nachweis akzeptiert werden.