Überwachungsaudit: Das Überwachungsaudit ist die jährliche Vor-Ort-Prüfung durch die Zertifizierungsstelle im ersten und zweiten Jahr nach der Erstzertifizierung; es bestätigt, dass das Managementsystem weiterhin normkonform betrieben und kontinuierlich verbessert wird.
Nach der Erstzertifizierung folgt der dreijährige Zertifikatszyklus einem festen Rhythmus: Im ersten und zweiten Jahr findet je ein Überwachungsaudit statt, im dritten Jahr das umfassendere Rezertifizierungsaudit. Das Überwachungsaudit ist im Umfang schlanker als das Erstaudit und prüft meist nicht das gesamte Managementsystem, sondern ausgewählte Schwerpunkte im Rotationsverfahren.
| Typischer Prüfschwerpunkt | Beispiel |
|---|---|
| Umsetzung vorheriger Korrekturmaßnahmen | Wurden Abweichungen aus dem Vorjahr behoben? |
| Internes Audit und Managementbewertung | Fanden sie statt, mit welchen Ergebnissen? |
| Beschwerden und Reklamationen | Wie wurde damit umgegangen? |
| Ausgewählte Normkapitel im Rotationsprinzip | Jedes Jahr andere Schwerpunkte |
Wird beim Überwachungsaudit eine Hauptabweichung festgestellt, kann die Zertifizierungsstelle das Zertifikat aussetzen, bis die Ursache nachweislich behoben ist. Bleibt eine Hauptabweichung dauerhaft unbehoben, droht der Entzug des Zertifikats noch vor dem regulären Rezertifizierungstermin.
Der Aufwand für ein Überwachungsaudit liegt in der Regel deutlich unter dem des Erst- oder Rezertifizierungsaudits, da nicht das gesamte System erneut vollständig geprüft wird.
Auch Änderungen im Unternehmen seit dem letzten Audit gehören zum Prüfumfang, etwa neue Standorte, veränderte Prozesse oder ein Wechsel in der Geschäftsführung. Wer solche Änderungen von sich aus proaktiv anspricht, statt sie im Audit erst auf Nachfrage zu erwähnen, hinterlässt in der Regel einen deutlich besseren Eindruck beim Auditor.
Relevanz für die Zertifizierung
Bei KCERT ist das jährliche Überwachungsaudit fest im Festpreis von 1.950 beziehungsweise 2.950 Euro netto pro Norm und Jahr enthalten – es entstehen also keine separaten Zusatzrechnungen für diesen Pflichttermin. Für Unternehmen bedeutet das Überwachungsaudit vor allem, dass das Managementsystem nicht nur zum Zertifizierungstermin, sondern dauerhaft gelebt werden muss: Wer Dokumentation und Kennzahlenpflege nach der Erstzertifizierung schleifen lässt, bekommt das im nächsten Überwachungsaudit unweigerlich zu spüren. Eine realistische Vorbereitung braucht meist nur wenige Stunden, sofern internes Audit und Managementbewertung im Jahresverlauf tatsächlich stattgefunden haben.
Häufige Fragen zu Überwachungsaudit
Nach der Erstzertifizierung findet ein Überwachungsaudit im ersten und im zweiten Jahr des dreijährigen Zertifikatszyklus statt, jeweils einmal jährlich. Im dritten Jahr folgt statt eines weiteren Überwachungsaudits das umfassendere Rezertifizierungsaudit, das über die Verlängerung des Zertifikats für die nächsten drei Jahre entscheidet.
Bei einer Nebenabweichung muss das Unternehmen meist innerhalb einer festgelegten Frist, oft 30 bis 90 Tage, eine Korrekturmaßnahme nachweisen. Bei einer Hauptabweichung kann die Zertifizierungsstelle das Zertifikat vorübergehend aussetzen, bis die Ursache behoben und nachweislich wirksam ist. Bleibt eine Hauptabweichung unbehoben, droht der vorzeitige Entzug des Zertifikats.
Bei KCERT ja: Das jährliche Überwachungsaudit ist Teil des Festpreises von 1.950 Euro netto pro Norm und Jahr für Unternehmen bis 5 Mitarbeitende beziehungsweise 2.950 Euro für 5 bis 25 Mitarbeitende. Es fallen keine gesonderten Zusatzkosten für diesen Pflichttermin an, solange keine außerplanmäßigen Nachaudits wegen Hauptabweichungen erforderlich werden.