KI-Inventar: Ein KI-Inventar ist ein strukturiertes Verzeichnis aller im Unternehmen eingesetzten und entwickelten KI-Systeme — mit Zweck, Rolle, Risikoklasse, Verantwortlichen und Datengrundlage. Es ist die Arbeitsgrundlage für die AI-Act-Umsetzung und ein zentraler Baustein eines KI-Managementsystems nach ISO/IEC 42001.
Ohne Inventar keine Compliance: Wer nicht weiß, welche KI im Haus läuft, kann weder Risikoklassen nach der KI-Verordnung bestimmen noch Schulungsbedarf ableiten oder Transparenzpflichten prüfen. Das Inventar ist deshalb der praktische Startpunkt fast jeder KI-Governance — vergleichbar mit dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten im Datenschutz.
Bewährte Mindestfelder pro Eintrag:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| System und Anbieter | Chatbot X des Herstellers Y, Version |
| Zweck und Fachbereich | Angebotstexte im Vertrieb |
| Eigene Rolle | Betreiber (nicht Anbieter) |
| Risikoeinstufung | Begrenztes Risiko, Transparenzpflicht Art. 50 |
| Datenkategorien | Kundendaten, keine besonderen Kategorien |
| Verantwortliche Person | Leitung Vertrieb |
| Status und Freigabedatum | Produktiv seit 03/2026, Review jährlich |
Entscheidend ist der Pflegeprozess: Neue KI-Werkzeuge dürfen nur über einen Freigabeweg in den Einsatz kommen, der den Inventareintrag erzwingt. Ein regelmäßiger Review — mindestens jährlich, zusätzlich bei Rechtsänderungen — hält die Einstufungen aktuell. Ein wichtiger Nebeneffekt: Die Erstaufnahme deckt fast immer Schatten-KI auf, also Werkzeuge, die Mitarbeitende ohne Freigabe nutzen. Diese Fälle gehören nicht bestraft, sondern bewertet und entweder freigegeben oder durch eine zugelassene Alternative ersetzt.
Relevanz für die Zertifizierung
Für die Zertifizierung nach ISO/IEC 42001 ist das KI-Inventar praktisch unverzichtbar: Die Norm verlangt, den Anwendungsbereich des Managementsystems festzulegen und KI-Systeme über ihren Lebenszyklus zu steuern — ohne Verzeichnis lässt sich beides im Audit nicht belegen. Auditoren, auch bei KCERT, beginnen typischerweise mit der Frage, welche KI-Systeme im Geltungsbereich liegen. Ein gepflegtes Inventar beschleunigt zudem jede spätere AI-Act-Betroffenheitsanalyse, ersetzt sie aber nicht.
Häufige Fragen zu KI-Inventar
Nicht wörtlich — die KI-Verordnung kennt keinen Paragrafen mit der Überschrift KI-Inventar. Faktisch führt aber kein Weg daran vorbei: Betreiberpflichten wie KI-Kompetenz (seit Februar 2025), Transparenzpflichten (seit August 2026) und die Hochrisiko-Prüfung setzen voraus, dass Sie Ihre KI-Systeme kennen und eingestuft haben. Behörden und Auditoren erwarten diese Übersicht als Nachweisgrundlage. Stand: September 2026.
Pro System mindestens: Name, Anbieter und Version, Einsatzzweck und Fachbereich, die eigene Rolle (Betreiber oder Anbieter), die Risikoeinstufung nach der KI-Verordnung, verarbeitete Datenkategorien, verantwortliche Person sowie Status und Reviewdatum. Sinnvolle Ergänzungen sind Vertragsgrundlage, Speicherort der Daten und Bezug zu Datenschutz-Dokumenten. Auch eingebettete KI-Funktionen in Standardsoftware — etwa Assistenten in Office-Paketen — gehören erfasst, nicht nur eigenständige Tools.
Erst erheben, dann regeln: Eine anonyme Abfrage oder Amnestie-Phase bringt ehrlichere Antworten als Verbote. Gefundene Werkzeuge werden bewertet — Datenschutz, Vertraulichkeit, Risikoklasse — und entweder ins Inventar aufgenommen oder durch eine freigegebene Alternative ersetzt. Dauerhaft hilft nur ein einfacher Freigabeprozess: Wenn die Beantragung eines Tools Wochen dauert, entsteht neue Schatten-KI. Klare Regeln in der KI-Richtlinie plus kurze Genehmigungswege sind wirksamer als Sperren.