Prozessbeschreibung: Eine Prozessbeschreibung dokumentiert, was in einem Prozess geschieht: Input, Ablaufschritte, Output, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten, meist visualisiert als Flussdiagramm oder Turtle-Diagramm.
Eine Prozessbeschreibung macht sichtbar, wie ein Prozess tatsächlich abläuft: Welcher Input geht hinein, welche Schritte folgen aufeinander, welcher Output entsteht am Ende, an welchen Stellen der Prozess mit anderen Prozessen verzahnt ist, und wer für welchen Schritt verantwortlich ist. Visualisiert wird das häufig als einfaches Flussdiagramm oder – für eine strukturiertere Darstellung mit Ressourcen, Kennzahlen und Risiken – als Turtle-Diagramm. Zusammen ergeben die einzelnen Prozessbeschreibungen eines Unternehmens die Prozesslandkarte.
Von der Verfahrensanweisung unterscheidet sich die Prozessbeschreibung im Anspruch: Eine Verfahrensanweisung regelt zusätzlich verbindlich, wie ein Prozess ablaufen muss – sie hat regulatorischen, verpflichtenden Charakter und bildet klassisch die zweite Stufe der Dokumentationspyramide zwischen QM-Handbuch und Arbeitsanweisung. Die Prozessbeschreibung macht demgegenüber primär die Struktur und den tatsächlichen Ablauf sichtbar, ohne zwingend eine verbindliche Vorgabe zu formulieren.
In der betrieblichen Praxis verschwimmt diese Trennung häufig: Viele Unternehmen führen aus pragmatischen Gründen nur ein Dokument je Prozess, das beide Funktionen übernimmt – Beschreibung des Ablaufs und verbindliche Vorgabe zugleich. Das ist grundsätzlich zulässig, solange klar bleibt, was davon tatsächlich verpflichtend einzuhalten ist.
- Prozessbeschreibung zeigt Input, Ablauf, Output, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten
- Häufige Darstellungsform: Flussdiagramm oder Turtle-Diagramm
- Verfahrensanweisung regelt zusätzlich verbindlich, wie der Prozess ablaufen muss
- In der Praxis oft in einem gemeinsamen Dokument zusammengeführt
Relevanz für die Zertifizierung
Für ISO 9001 verlangt der prozessorientierte Ansatz nach Kapitel 4.4, dass ein Unternehmen seine Prozesse, deren Wechselwirkungen und die dafür nötigen Ressourcen bestimmt – die Prozessbeschreibung ist dafür das gängige Nachweisdokument. Im Audit prüft der Auditor typischerweise, ob die beschriebenen Abläufe mit der tatsächlich gelebten Praxis übereinstimmen: Eine Prozessbeschreibung, die seit Jahren nicht aktualisiert wurde und nicht mehr der Realität entspricht, führt regelmäßig zu einer Abweichung. Wichtiger als eine aufwendige grafische Gestaltung ist deshalb die Aktualität – lieber eine einfache, aber gepflegte Darstellung als ein veraltetes, kompliziertes Diagramm.
Häufige Fragen zu Prozessbeschreibung
Ein bestimmtes Format schreibt die Norm nicht vor, Kapitel 4.4 verlangt aber, dass ein Unternehmen seine Prozesse und deren Wechselwirkungen bestimmt – in der Praxis fast immer über Prozessbeschreibungen umgesetzt. Der Auditor prüft weniger die grafische Form als die Übereinstimmung zwischen beschriebenem und tatsächlich gelebtem Ablauf.
Eine Prozessbeschreibung zeigt primär Ablauf, Input, Output und Schnittstellen eines Prozesses sichtbar. Eine Verfahrensanweisung regelt zusätzlich verbindlich, wie der Prozess ablaufen muss, und hat damit stärker verpflichtenden Charakter. In der betrieblichen Praxis führen viele Unternehmen beide Inhalte in einem gemeinsamen Dokument zusammen.
Eine feste Frist schreibt keine Norm vor, üblich ist eine Prüfung im Rahmen der jährlichen Managementbewertung sowie zusätzlich bei jeder wesentlichen Änderung am Ablauf, etwa neuer Software oder geänderter Zuständigkeiten. Der Auditor bewertet vor allem, ob die Beschreibung noch der gelebten Praxis entspricht, weniger den genauen Prüfzeitpunkt.