Prozessaudit: Ein Prozessaudit prüft, ob ein einzelner betrieblicher Ablauf wie Fertigung, Beschaffung oder Reklamationsbearbeitung wie festgelegt funktioniert, die nötigen Ressourcen vorhanden sind und die Ergebnisse den Anforderungen entsprechen.
In der deutschen Automobilindustrie ist VDA 6.3 die bekannteste Methode für Prozessaudits, mit definierten Elementen von der Potenzialanalyse über die Produkt- und Prozessentwicklung bis zur Kundenbetreuung. Für Betriebe außerhalb der Automobilbranche lässt sich das Grundprinzip in schlankerer Form übernehmen, ohne den vollständigen VDA-Elementekatalog zu übernehmen.
Ein verbreitetes, einfach anwendbares Werkzeug dafür ist das Turtle-Diagramm: Es strukturiert einen Prozess entlang weniger Leitfragen.
| Leitfrage | Beispiel |
|---|---|
| Womit? (Eingaben) | Rohmaterial, Bestellung, Vorgabedokument |
| Wer? (Ressourcen) | Qualifiziertes Personal, Maschinen |
| Wie? (Methoden) | Arbeitsanweisung, Prüfplan |
| Ergebnis | Kennzahlen, Fehlerquote, Durchlaufzeit |
Ein Prozessaudit prüft also nicht nur, ob eine Arbeitsanweisung existiert, sondern ob sie am Arbeitsplatz tatsächlich gelebt wird und die dafür nötigen Ressourcen – Personal, Prüfmittel, Informationen – real verfügbar sind. Das entspricht dem in ISO 9001 Kapitel 4.4 geforderten Prozessansatz: Die Norm verlangt, Prozesse mitsamt ihren Wechselwirkungen zu bestimmen, zu steuern und ihre Wirksamkeit anhand von Kennzahlen zu bewerten. Auffälligkeiten aus dem Prozessaudit fließen dabei häufig direkt in die kontinuierliche Verbesserung ein.
Ein Prozessauditplan legt üblicherweise fest, welche Prozesse wann geprüft werden, priorisiert nach Risiko und Bedeutung für die Kundenzufriedenheit. Kernprozesse mit direktem Kundenkontakt oder hoher Fehlerquote werden dabei häufiger auditiert als unterstützende Verwaltungsprozesse.
Relevanz für die Zertifizierung
Ein gut geführtes internes Prozessaudit-Programm deckt Schwachstellen häufig auf, bevor sie im Zertifizierungsaudit als Nichtkonformität auftauchen. Für KMU lohnt sich meist keine vollständige VDA-6.3-Systematik, sondern eine reduzierte Turtle-Diagramm-Betrachtung der wichtigsten Kernprozesse – Fertigung, Beschaffung, Reklamationsbearbeitung – ein bis zwei Mal jährlich, kombiniert mit klar dokumentierten Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen. So entsteht mit vertretbarem Aufwand ein belastbares Bild darüber, ob Prozesse tatsächlich so ablaufen, wie es die Prozesslandkarte vorsieht. Auditorinnen und Auditoren schätzen zudem, wenn Feststellungen aus Prozessaudits nachvollziehbar mit Kennzahlen wie Durchlaufzeit oder Fehlerquote hinterlegt sind, statt sich auf einen reinen Eindruck vor Ort zu stützen.
Häufige Fragen zu Prozessaudit
Sie strukturiert einen Prozess entlang der Fragen Womit (Eingaben), Wer (Personal, Ressourcen), Wie (Methoden, Anweisungen) und mit welchem Ergebnis (Kennzahlen). So lässt sich in kurzer Zeit systematisch prüfen, ob ein Ablauf tatsächlich wie dokumentiert funktioniert, statt nur die Dokumente selbst zu betrachten.
Das Systemaudit bewertet das Managementsystem als Ganzes anhand aller Normkapitel, etwa bei der Zertifizierung. Das Prozessaudit geht tiefer in einen einzelnen Ablauf und prüft dessen Ressourcen, Methoden und Ergebnisse im Detail. Systemaudits finden seltener statt, Prozessaudits meist häufiger und gezielter.
Intern geschulte, vom auditierten Prozess unabhängige Mitarbeitende führen Prozessaudits meist im Rahmen des internen Auditprogramms durch. Externe Zertifizierungsauditoren prüfen im Zertifizierungsaudit zusätzlich stichprobenartig einzelne Prozesse, jedoch nicht mit derselben Tiefe wie ein dediziertes internes Prozessaudit.