Remote-Audit: Ein Remote-Audit ist ein internes oder externes Audit, das ganz oder teilweise mittels Informations- und Kommunikationstechnologie – etwa Videokonferenz, Bildschirmfreigabe und digitaler Dokumentenprüfung – ohne physische Anwesenheit des Auditors vor Ort durchgeführt wird.
Rechtliche Grundlage für den Einsatz im Zertifizierungskontext ist das IAF Mandatory Document 4 (IAF MD4), das ICT-gestützte Audits regelt und von akkreditierten wie nicht akkreditierten Zertifizierungsstellen gleichermaßen als Referenz genutzt wird. Die Zertifizierungsstelle muss vorab bewerten, ob ein Remote-Audit für den jeweiligen Anwendungsbereich geeignet ist – abhängig von Internetverbindung, Datenschutzanforderungen und davon, ob physische Gegebenheiten wie Maschinenzustand oder Lagerbedingungen überhaupt aus der Ferne beurteilbar sind.
- Gut geeignet: Dokumentenprüfung, Stufe-1-Audit, Interviews mit Prozessverantwortlichen, Bürodienstleistungen und IT-Unternehmen
- Eingeschränkt geeignet: Produktionsbetriebe mit hoher Relevanz physischer Begehung, etwa bei Umwelt- oder Arbeitsschutzthemen
- Kombination üblich: Stufe-1 remote, Stufe-2 mit Vor-Ort-Anteil, je nach Norm und Risikoeinschätzung
Ein Remote-Audit ersetzt die inhaltlichen Anforderungen des Audits nicht – Umfang, Tiefe und Dauer bleiben identisch zu einem Vor-Ort-Audit, lediglich das Medium ändert sich. Die Zertifizierungsstelle dokumentiert die Eignungsprüfung und etwaige technische Einschränkungen im Auditbericht.
Auch technische Voraussetzungen müssen vorab geklärt werden: eine stabile Internetverbindung an allen zu prüfenden Standorten, die Möglichkeit, Arbeitsplätze und relevante Nachweise per Kamera zu zeigen, sowie ein Datenschutzkonzept für die Übertragung sensibler Dokumente. Scheitert ein Remote-Audit an technischen Problemen während des Termins, muss die Zertifizierungsstelle entscheiden, ob eine Fortsetzung zu einem späteren Zeitpunkt oder ein Wechsel auf ein Vor-Ort-Audit nötig wird.
Relevanz für die Zertifizierung
Für Unternehmen bedeutet ein Remote-Audit vor allem Zeit- und Reisekostenersparnis sowie eine schnellere Terminfindung. KCERT führt Stufe-1-Audits grundsätzlich remote durch; ob auch das Stufe-2-Audit remote möglich ist, hängt von der Norm und der Art des Betriebs ab und wird im Erstgespräch geklärt. Bei Ausschreibungen mit expliziter Vor-Ort-Pflicht sollte vorab geprüft werden, ob ein Remote-Anteil akzeptiert wird.
Häufige Fragen zu Remote-Audit
Ja, sofern die Zertifizierungsstelle die Eignung nach IAF MD4 vorab geprüft und dokumentiert hat. Zulässig ist es für alle gängigen ISO-Normen, wobei die Eignung im Einzelfall von Internetverbindung, Datenschutz und davon abhängt, ob physische Gegebenheiten aus der Ferne ausreichend beurteilbar sind.
Eine stabile Internetverbindung, Video- und Bildschirmfreigabe-Software, digital verfügbare Dokumente sowie die Möglichkeit, Interviewpartner und relevante Arbeitsplätze per Kamera zu zeigen. Die Zertifizierungsstelle prüft diese Voraussetzungen vor dem Audit, dokumentiert sie schriftlich und legt das konkrete Vorgehen einschließlich möglicher Ausweichtermine im Auditplan fest.
Nicht immer. Bei Betrieben, deren physische Gegebenheiten – etwa Maschinenzustand, Lagerung oder Arbeitsschutz vor Ort – für die Bewertung entscheidend sind, verlangen Zertifizierungsstellen häufig einen Vor-Ort-Anteil, oft kombiniert mit einem remote durchgeführten Stufe-1-Audit zur reinen Dokumentenprüfung im Vorfeld des eigentlichen Vor-Ort-Termins.