Dokumentierte Information: Dokumentierte Information ist der seit der Normrevision 2015 einheitliche ISO-Begriff für alle Informationen, die eine Organisation lenken und aufbewahren muss. Er ersetzt die frühere Trennung zwischen „Dokumenten" und „Aufzeichnungen".
Mit der High-Level-Structure (Annex SL) führten die ISO-Normen 2015 einen einheitlichen Begriff ein, der zwei frühere Kategorien zusammenfasst: Dokumente, die vorausschauend gelenkt werden (z. B. Verfahrensanweisungen, QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen), und Aufzeichnungen, die rückblickend Nachweise liefern (z. B. Prüfprotokolle, Schulungsnachweise, Auditberichte). Die Norm verlangt für beide dieselben Lenkungsschritte: Erstellen, Aktualisieren, Freigeben, Verteilen, Zugriff sichern, Aufbewahrungsfrist festlegen und geordnet entsorgen.
| Früherer Begriff | Heute: Dokumentierte Information |
|---|---|
| Dokument (gelenkt) | QM-Handbuch, Verfahrensanweisung |
| Aufzeichnung (Nachweis) | Prüfprotokoll, Schulungsnachweis |
Ein Formatzwang besteht nicht: Papier, PDF, Cloud-Dokument oder Eintrag in einer Fachsoftware sind gleichwertig zulässig, solange die Lenkung nachweisbar ist.
Relevanz für die Zertifizierung
Im Stufe-1-Audit prüft die Zertifizierungsstelle zuerst, ob die von der Norm geforderte dokumentierte Information vollständig vorliegt und erkennbar gelenkt wird — also Version, Freigabestatus und Zuständigkeit nachvollziehbar sind. Kein Zwang zu Papier bedeutet auch: Eine sauber geführte Cloud-Ablage oder Dokumentenlenkungssoftware erfüllt die Anforderung ebenso wie ein klassisches QM-Handbuch, solange die Lenkung erkennbar ist.
Häufige Fragen zu Dokumentierte Information
Sowohl gelenkte Dokumente wie das QM-Handbuch, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen als auch Aufzeichnungen wie Prüfprotokolle, Schulungsnachweise, Auditberichte oder Managementbewertungen zählen dazu. ISO 9001 nennt an über 20 Stellen im Normtext konkrete Pflichtdokumente, die je nach Unternehmen, Branche und Komplexität des Managementsystems um weitere sinnvolle Dokumente und Aufzeichnungen ergänzt werden können.
Nein. Digitale Formate wie PDF-Dateien, Cloud-Dokumente oder Einträge in einer QM-Software sind rechtlich und normativ gleichwertig zulässig, solange Lenkung, Versionierung, Zugriffsschutz und Aufbewahrung jederzeit nachweisbar sind. Die Norm schreibt kein bestimmtes Medium vor, sondern verlangt ausschließlich, dass die Anforderungen an die Lenkung erfüllt und im Audit belegbar sind.
Die ISO-Normen selbst geben keine feste Aufbewahrungsfrist vor. Üblich und in der Praxis anerkannt sind mindestens 3 Jahre zwischen zwei Rezertifizierungsaudits als Nachweiszeitraum für Aufzeichnungen wie Prüfprotokolle oder Schulungsnachweise. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, etwa aus dem Handelsrecht oder Steuerrecht, können davon unabhängig deutlich länger sein und gelten zusätzlich zur normativen Vorgabe.