Aufbewahrungsfristen: Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange Unternehmen bestimmte Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Auditnachweise gesetzlich vorgeschrieben archivieren müssen, bevor eine Vernichtung zulässig ist.
Die wichtigsten gesetzlichen Fristen ergeben sich aus § 257 HGB und § 147 Abgabenordnung: Handelsbriefe und empfangene Geschäftsunterlagen sind in der Regel 6 Jahre, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Inventare 10 Jahre aufzubewahren. Für personenbezogene Daten gilt zusätzlich die DSGVO mit dem gegenläufigen Grundsatz der Speicherbegrenzung – Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie ein Zweck es erfordert.
Managementsysteme nach ISO-Normen fordern in Kapitel 7.5.3 zusätzlich eine festgelegte Aufbewahrungsdauer für dokumentierte Information wie Auditberichte, Schulungsnachweise oder Korrekturmaßnahmen. In der Praxis orientieren sich viele Unternehmen dabei am Rezertifizierungszyklus von drei Jahren und legen für QM-Aufzeichnungen mindestens diesen Zeitraum fest.
Digitale Archivierungssysteme erleichtern die Einhaltung der Fristen erheblich, da automatisierte Löschregeln verhindern, dass Dokumente versehentlich zu früh oder gar nicht gelöscht werden. Wichtig ist dabei die klare Trennung zwischen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und dem datenschutzrechtlichen Grundsatz der Speicherbegrenzung, die je nach Dokumentart unterschiedlich ausfallen.
Bei einem Wechsel der eingesetzten Software oder des Dokumentenmanagementsystems ist zusätzlich zu klären, wie ältere, noch aufbewahrungspflichtige Unterlagen migriert oder weiterhin zugänglich gemacht werden.
- Handelsbriefe: 6 Jahre (§ 257 HGB)
- Buchungsbelege, Jahresabschlüsse: 10 Jahre
- QM-/ISMS-Aufzeichnungen: mindestens bis zur nächsten Rezertifizierung
- Systemwechsel erfordern eine geplante Migration aufbewahrungspflichtiger Unterlagen
Relevanz für die Zertifizierung
Im Audit wird stichprobenartig geprüft, ob festgelegte Aufbewahrungsfristen für Nachweise wie interne Auditberichte, Schulungsnachweise oder Korrekturmaßnahmen tatsächlich eingehalten werden. Fehlende oder inkonsistent archivierte Unterlagen – etwa ein gelöschter Auditbericht aus dem Vorjahr – zählen zu den klassischen kleineren Abweichungen in Überwachungsaudits. Ein dokumentiertes Löschkonzept mit klaren Fristen je Dokumentenart erleichtert dem Auditor die Prüfung erheblich. Auch nach einem Wechsel des Dokumentenmanagementsystems sollten frühere, noch fristgebundene Aufzeichnungen nachweislich zugänglich bleiben. Eine einmal jährlich durchgeführte Stichprobenprüfung, ob tatsächlich alle Fristen korrekt hinterlegt sind, deckt Lücken frühzeitig auf, bevor sie im nächsten Audit auffallen.
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen
Buchungsbelege, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Inventare sind nach § 147 Abgabenordnung in der Regel 10 Jahre aufzubewahren. Handelsbriefe und sonstige empfangene Geschäftsunterlagen unterliegen nach § 257 HGB dagegen einer kürzeren Frist von 6 Jahren. Die Fristen beginnen jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres der Erstellung.
Eine feste gesetzliche Frist gibt es dafür nicht; ISO-Normen fordern in Kapitel 7.5.3 lediglich eine festgelegte Aufbewahrungsdauer. In der Praxis orientieren sich viele Unternehmen am dreijährigen Rezertifizierungszyklus und legen für Auditberichte, Schulungsnachweise und Korrekturmaßnahmen mindestens diesen Zeitraum als internen Standard fest.
Beide Prinzipien wirken gegenläufig: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen wie die 10 Jahre nach der Abgabenordnung verpflichten zur Speicherung, während die DSGVO nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung eine Löschung fordert, sobald der Zweck entfällt. In der Praxis gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht als Rechtfertigungsgrund und hat Vorrang vor vorzeitiger Löschung.