Auditplan: Der Auditplan legt für ein einzelnes, konkretes Audit Ziele, Umfang, Kriterien, Zeitplan und beteiligte Personen fest; er konkretisiert nach ISO 19011, Kapitel 6.3, das übergeordnete, meist mehrjährige Auditprogramm für den jeweiligen Audittermin.
Während das Auditprogramm die strategische, oft mehrjährige Planung aller Audits einer Organisation umfasst, bezieht sich der Auditplan immer auf ein einzelnes Audit an einem bestimmten Termin. Üblicher Inhalt eines Auditplans sind Auditziele, die zugrunde gelegten Auditkriterien (welche Norm, welches Handbuch, welche Verfahren), der Auditumfang (Standorte, Prozesse, Ausnahmen), ein zeitlicher Ablaufplan sowie die Zusammensetzung des Auditteams.
| Element | Typischer Inhalt |
|---|---|
| Auditziele | Zertifizierung, Überwachung oder Rezertifizierung |
| Auditkriterien | Norm, Handbuch, gesetzliche Vorgaben |
| Auditumfang | Standorte, Prozesse, ausgeschlossene Bereiche |
| Zeitplan | Eröffnungsgespräch, Begehungen, Abschlussgespräch |
Ein sorgfältig erstellter Auditplan nennt zudem, welche Funktionen und Dokumente an welchem Zeitpunkt benötigt werden, damit die passenden Ansprechpartner im Unternehmen rechtzeitig verfügbar sind. Bei einem kombinierten Audit über mehrere Normen wird im Auditplan zusätzlich ausgewiesen, welcher Programmpunkt welcher Norm zugeordnet ist. Auch die Sprache des Audits sowie etwaige Dolmetscherbedarfe bei international tätigen Unternehmen gehören in einen vollständigen Auditplan.
Der Auditplan wird dem zu auditierenden Unternehmen vor dem Termin zur Kenntnis gegeben; Einwände, etwa gegen den vorgesehenen Zeitrahmen oder einen befangenen Auditor, sollten möglichst frühzeitig vor dem eigentlichen Audittermin angesprochen werden. Für ein mehrtägiges Audit an mehreren Standorten enthält der Auditplan zusätzlich eine Reisefolge und pro Standort einen eigenen Zeitblock, damit auch bei Multi-Site-Zertifizierungen jeder Betriebsteil angemessen berücksichtigt wird.
Relevanz für die Zertifizierung
Vor jedem Stufe-1- und Stufe-2-Audit erhält das Unternehmen von KCERT einen detaillierten Auditplan. Er erlaubt es, die passenden Ansprechpartner und Unterlagen rechtzeitig bereitzustellen und im Vorfeld zu klären, falls der vorgesehene Termin oder Auditor aus Sicht des Unternehmens ungeeignet erscheint — etwa wegen einer früheren Beratungsbeziehung. Wer den Auditplan sorgfältig mit den eigenen Abteilungen abstimmt, vermeidet zudem, dass wichtige Ansprechpartner am Audittag im Urlaub oder anderweitig verplant sind, was den Ablauf spürbar verzögern kann.
Häufige Fragen zu Auditplan
Das Auditprogramm ist die übergeordnete, meist mehrjährige Planung aller Audits einer Organisation. Der Auditplan konkretisiert davon ein einzelnes Audit mit genauem Termin, Ablauf, Auditkriterien und Auditteam. Ein Auditprogramm kann also mehrere Auditpläne über die Jahre umfassen, ein Auditplan bezieht sich immer nur auf einen Termin.
KCERT stellt den Auditplan vor dem Stufe-1- und Stufe-2-Audit zur Verfügung, üblicherweise mit ausreichendem zeitlichen Vorlauf, damit passende Ansprechpartner und Dokumente rechtzeitig bereitstehen. Der genaue Vorlauf hängt vom Umfang des Audits, der Anzahl beteiligter Standorte und der Terminabstimmung mit dem Unternehmen ab, üblich sind mehrere Wochen Vorlauf.
Ja, Einwände etwa gegen den vorgesehenen Termin oder einen befangenen Auditor, der das Unternehmen zuvor beraten hat, sollten vor dem Audittermin angesprochen werden. Eine Zertifizierungsstelle muss die Unabhängigkeit des Auditors sicherstellen und wird berechtigte Einwände vor Auditbeginn klären, notfalls durch einen Wechsel des vorgesehenen Auditors.