Audit-Software: Audit-Software ist eine digitale Anwendung zur Planung, Durchführung und Dokumentation interner und externer Audits, die Auditprogramme, Checklisten, Feststellungen und Korrekturmaßnahmen zentral verwaltet und nachverfolgbar macht.
Kernfunktionen einer Audit-Software gehen über reine Checklisten hinaus und decken den gesamten Auditzyklus ab.
| Funktion | Nutzen |
|---|---|
| Auditprogramm | Mehrjahresplanung über alle Normen |
| Digitale Checklisten | Konsistente Durchführung, auch offline |
| Abweichungsmanagement | Feststellungen mit Fristen verfolgen |
| Berichtsgenerierung | Auditberichte automatisch erstellen |
Keine ISO-Norm schreibt eine bestimmte Audit-Software vor: ISO 9001 Kapitel 9.2 verlangt lediglich, dass interne Audits geplant, durchgeführt und dokumentiert werden – wie das technisch geschieht, bleibt dem Unternehmen überlassen. Kleinere Betriebe mit wenigen Standorten kommen häufig mit Vorlagen in Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation aus. Bei mehreren Standorten, mehreren Normen im integrierten Managementsystem oder häufigen Lieferantenaudits steigt der Nutzen dedizierter Software spürbar, weil Auditprogramm, offene Feststellungen und Fristen sonst schnell unübersichtlich werden.
Ein Teil der Anbieter integriert Audit-Software als Modul in eine umfassendere QM-Software, andere bieten sie als eigenständiges, auf Audits spezialisiertes Werkzeug an.
Viele moderne Audit-Software-Lösungen bieten zusätzlich mobile Apps für die Datenerfassung direkt vor Ort, etwa mit Foto-Dokumentation von Abweichungen, sowie Schnittstellen zu bestehender QM-Software, um Feststellungen automatisch in das Maßnahmenmanagement zu übernehmen. Für Remote-Audits, die seit einigen Jahren auch bei Zertifizierungsaudits anerkannt sind, erleichtert digitale Software zudem den Bildschirm-Austausch von Nachweisdokumenten während der Videokonferenz.
Bei cloud-basierten Audit-Software-Lösungen lohnt zusätzlich ein Blick auf den Serverstandort und die vertraglichen Datenschutzregelungen, insbesondere wenn Auditfeststellungen personenbezogene Daten wie Namen von Mitarbeitenden oder Lieferanten enthalten – ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist in diesem Fall Pflicht, kein optionales Extra. Auch die Zugriffsrechte innerhalb der Software sollten abgestuft sein, damit nicht jede Nutzerin und jeder Nutzer sämtliche Feststellungen aller Abteilungen einsehen kann.
Relevanz für die Zertifizierung
KCERT verlangt von zertifizierten Unternehmen keine bestimmte Audit-Software – im Stufe-2-Audit zählt, ob interne Audits tatsächlich stattgefunden haben und Feststellungen konsequent nachverfolgt wurden, unabhängig vom eingesetzten Werkzeug. Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder mehreren Normen im integrierten Managementsystem lohnt sich Audit-Software trotzdem, weil sie im externen Audit schnell und strukturiert Nachweise zu vergangenen internen Audits liefern kann, statt Unterlagen aus verschiedenen Ordnern zusammenzusuchen. Wichtig bleibt in jedem Fall, dass jede Feststellung mit einer klaren Frist und einer verantwortlichen Person verknüpft ist, denn genau das prüfen Auditoren im externen Audit besonders genau. Bei der Anbieterwahl lohnt zusätzlich ein Blick auf Exportmöglichkeiten, damit Auditnachweise auch nach einem Anbieterwechsel vollständig erhalten bleiben.
Häufige Fragen zu Audit-Software
Nein. Keine ISO-Norm schreibt ein bestimmtes Werkzeug vor. ISO 9001 Kapitel 9.2 verlangt nur, dass interne Audits geplant, durchgeführt und dokumentiert werden. Das lässt sich auch mit Vorlagen in Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation erfüllen, solange Nachweise vollständig und nachvollziehbar sind. Auch KCERT verlangt im Zertifizierungsaudit kein bestimmtes System, sondern prüft ausschließlich, ob die Nachweise zu Planung, Durchführung und Feststellungen tatsächlich vollständig, aktuell und auffindbar sind.
Je nach Anbieter und Funktionsumfang reichen die Preise von kostenlosen Basisvorlagen bis zu mehreren Hundert Euro im Monat für umfassende Cloud-Lösungen mit mehreren Nutzern. Kleinere Betriebe mit einem Standort kommen häufig auch ohne dedizierte Software aus. Vor der Anschaffung lohnt sich eine ehrliche Bedarfsanalyse: Wer nur einen Standort und wenige interne Audits pro Jahr hat, amortisiert eine kostenpflichtige Lösung oft erst nach mehreren Jahren.
Audit-Software ist auf den Auditzyklus spezialisiert: Planung, Checklisten, Feststellungen und Nachverfolgung. QM-Software deckt zusätzlich weitere Bereiche wie Dokumentenlenkung, Reklamations- und Schulungsmanagement ab. Häufig ist Audit-Software ein Modul innerhalb einer umfassenderen QM-Software-Lösung. Für Unternehmen mit nur einer Norm reicht meist das schlankere Audit-Modul, während ein integriertes Managementsystem mit mehreren Normen häufig von der breiteren Funktionspalette einer vollständigen QM-Software profitiert.