Qualitätsmanagementbeauftragter: Die Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten bündelt die operative Verantwortung für Pflege und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems, die Organisation interner Audits und die Funktion als zentraler Ansprechpartner für externe Auditoren – eine Funktion, die ISO 9001:2015 anders als die Vorgängerversion nicht mehr namentlich vorschreibt.
Zu den typischen Aufgaben gehören die laufende Pflege und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems, die Jahresplanung und Koordination interner Audits, die Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen aus Audits und Reklamationen, die Vorbereitung der Managementbewertung sowie die Rolle als zentraler Ansprechpartner gegenüber externen Auditoren im Zertifizierungs- und Überwachungsaudit. Häufig übernimmt dieselbe Person zusätzlich die Schulungskoordination für qualitätsrelevante Themen.
Fachlich verlangt die Rolle eine Kombination aus Prozessverständnis, Moderationsfähigkeit und der Bereitschaft, unbequeme Feststellungen offen anzusprechen – gerade weil interne Audits nur dann etwas bringen, wenn Abweichungen tatsächlich benannt statt beschönigt werden. Häufig kommt die Position aus der Fachabteilung selbst, was Prozesskenntnis mitbringt, aber auch eine gewisse Betriebsblindheit riskiert.
Ein oft übersehener Punkt: ISO 9001:2008 verlangte in Kapitel 5.5.2 noch ausdrücklich die Benennung eines „Beauftragten der obersten Leitung“ mit genau diesem Aufgabenprofil. Die aktuelle Fassung ISO 9001:2015 schreibt in Kapitel 5.3 nur noch allgemein vor, dass Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse zugewiesen und kommuniziert werden – eine einzelne Person mit diesem Titel ist normativ nicht mehr zwingend erforderlich. In der betrieblichen Praxis bleibt die Bündelung dieser Aufgaben in einer Rolle dennoch der Regelfall, weil verteilte Verantwortung ohne klaren Koordinator selten funktioniert.
- Kernaufgaben: QM-System pflegen, interne Audits organisieren, Korrekturmaßnahmen verfolgen
- Zentraler Ansprechpartner für externe Auditoren im Zertifizierungsaudit
- ISO 9001:2015 Kapitel 5.3 verlangt keine namentliche Einzelrolle mehr
- Trotzdem in der Praxis meist weiterhin eine feste Person oder ein kleines Team
Relevanz für die Zertifizierung
Auch wenn ISO 9001:2015 keine namentliche Einzelrolle mehr fordert, fragt der Auditor bei KCERT im Zertifizierungsaudit fast immer, wer im Unternehmen die in Kapitel 5.3 verteilten Verantwortlichkeiten für das Qualitätsmanagementsystem tatsächlich koordiniert und wer als Ansprechpartner für Audits fungiert. Fehlt diese klar erkennbare Zuständigkeit, wirkt das System im Audit häufig fragmentiert, weil niemand einen Gesamtüberblick über offene Korrekturmaßnahmen oder anstehende interne Audits hat. Für kleinere Betriebe reicht es völlig aus, diese Rolle nebenamtlich zu besetzen – ein hauptamtlicher Qualitätsmanagementbeauftragter ist erst ab einer gewissen Unternehmensgröße oder Komplexität wirtschaftlich sinnvoll.
Häufige Fragen zu Qualitätsmanagementbeauftragter
ISO 9001:2015 verlangt das anders als die Vorgängerversion von 2008 nicht mehr namentlich. Kapitel 5.3 fordert nur allgemein, dass Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse für das Qualitätsmanagementsystem zugewiesen und kommuniziert werden. In der betrieblichen Praxis bündelt fast jedes Unternehmen diese Aufgaben trotzdem in einer erkennbaren Rolle oder Person.
Eine gesetzlich vorgeschriebene Ausbildung existiert nicht. In der Praxis üblich sind Kenntnisse der relevanten Norm, Erfahrung mit internen Audits, Prozessverständnis für die eigenen Abläufe und Moderationsfähigkeit, um Abweichungen offen anzusprechen. Viele Unternehmen qualifizieren die Rolle über anerkannte Lehrgänge zum internen Auditor oder Qualitätsmanagementbeauftragten weiter.
Ja, gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist das der Regelfall. Wichtig für den Auditor ist nicht der Beschäftigungsumfang, sondern dass die Person tatsächlich über ausreichend Zeit und Befugnis verfügt, die Aufgaben – Systempflege, interne Audits, Ansprechpartner für Auditoren – wirksam wahrzunehmen.