Onboarding-Prozess: Der Onboarding-Prozess ist die strukturierte Eingliederung neuer Mitarbeitender in Aufgaben, Team und Unternehmenskultur – von der Vertragsunterschrift bis zur vollständigen Einarbeitung in die neue Rolle.
Ein strukturierter Onboarding-Prozess gliedert sich meist in drei Phasen: das Preboarding zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag (Arbeitsplatz, Zugänge, erste Informationen), die Orientierungsphase in den ersten Tagen und Wochen (Einführung in Team, Abläufe, Werkzeuge) sowie die Integrationsphase über die ersten Monate, in der neue Mitarbeitende zunehmend eigenständig arbeiten.
Ziel ist, Fluktuation in der kritischen Anfangsphase zu senken, die Zeit bis zur vollen Produktivität zu verkürzen und Mitarbeitende frühzeitig an Unternehmenskultur und Erwartungen heranzuführen. Ein unstrukturiertes Onboarding ohne Plan führt in der Praxis häufig zu vermeidbaren Fehlern, Unsicherheit und einer höheren Frühfluktuation in den ersten Monaten.
Abzugrenzen ist der Onboarding-Prozess als Ganzes vom Einarbeitungsplan, der als konkretes Dokument die zeitliche und inhaltliche Abfolge der Einarbeitung im Detail festlegt, sowie von der Qualifizierung, die den übergeordneten, meist auch über das Onboarding hinausreichenden Aufbau von Kompetenzen beschreibt. Der Onboarding-Prozess ist der organisatorische Rahmen, der beide Elemente einbettet.
- Drei Phasen: Preboarding, Orientierung, Integration
- Ziel: geringere Frühfluktuation, schnellere Produktivität
- Abgrenzung: Einarbeitungsplan als Dokument, Qualifizierung als übergeordnetes Kompetenzkonzept
- Auch Sicherheitsunterweisungen gehören organisatorisch ins Onboarding
Relevanz für die Zertifizierung
Für eine ISO-9001- oder ISO-45001-Zertifizierung ist der Onboarding-Prozess selbst kein eigenständiges Normkapitel, taucht im Audit aber zuverlässig als Nachweisfrage auf: Nach Kapitel 7.2 (Kompetenz) der ISO 9001 muss belegt werden, dass Mitarbeitende über die für ihre Aufgabe nötige Kompetenz verfügen oder diese zeitnah erwerben – ein dokumentierter Onboarding-Prozess ist dafür der naheliegende Nachweis. Bei ISO 45001 verlangt der Auditor zusätzlich, dass neue Mitarbeitende vor Aufnahme sicherheitsrelevanter Tätigkeiten unterwiesen wurden, insbesondere zu Gefährdungen an ihrem konkreten Arbeitsplatz. Fehlt ein nachvollziehbarer Onboarding-Ablauf mit Datum und Unterschrift, ist das ein typischer Auditbefund – unabhängig davon, ob die Einarbeitung inhaltlich gut gelaufen ist. Auch bei befristeten oder saisonalen Beschäftigungsverhältnissen erwarten Auditoren zumindest eine verkürzte, aber dokumentierte Einweisung, bevor sicherheitsrelevante Tätigkeiten aufgenommen werden.
Häufige Fragen zu Onboarding-Prozess
Die Norm schreibt keinen bestimmten Onboarding-Prozess vor, verlangt aber in Kapitel 7.2 den Nachweis, dass Mitarbeitende über die notwendige Kompetenz für ihre Aufgabe verfügen. Ein strukturierter, dokumentierter Onboarding-Ablauf ist in der Praxis der einfachste Weg, diesen Nachweis im Audit zu erbringen, ohne dass ein bestimmtes Format oder Tool vorgeschrieben wäre.
Vor allem die sicherheitsrelevante Unterweisung: Neue Mitarbeitende müssen vor Aufnahme gefährdungsrelevanter Tätigkeiten über die Risiken an ihrem konkreten Arbeitsplatz informiert werden, mit dokumentiertem Datum und Unterschrift. Diese Unterweisung ist Teil des Onboardings, aber eigenständig auditrelevant und wird häufig getrennt vom allgemeinen Einarbeitungsplan nachgehalten.
Der Onboarding-Prozess ist der organisatorische Gesamtrahmen von der Vertragsunterschrift bis zur vollständigen Integration. Der Einarbeitungsplan ist das konkrete Dokument darin, das Termine, Ansprechpartner und Lerninhalte für die ersten Wochen im Detail festlegt. Ein guter Onboarding-Prozess funktioniert auch ohne perfekten Einarbeitungsplan, ein guter Einarbeitungsplan braucht aber einen funktionierenden Prozess drumherum.